KI-Telefonassistent und DSGVO: Anrufe rechtssicher annehmen und aufzeichnen

„DSGVO-konform" steht heute auf praktisch jeder Anbieterseite. Was es konkret bedeutet, erklärt kaum jemand. Dieser Artikel ordnet die wichtigsten Punkte ein — als allgemeine Orientierung, nicht als Rechtsberatung. Im Zweifel klärt eine Datenschutzbeauftragte oder ein Anwalt den Einzelfall.

Welche Daten bei einem KI-Telefonassistenten anfallen

Sobald ein Anruf angenommen wird, entstehen personenbezogene Daten: die Telefonnummer, der Gesprächsinhalt, eventuell Name, Anliegen und Termindaten. Alles davon fällt unter die DSGVO. Damit braucht die Verarbeitung eine Rechtsgrundlage — bei der Bearbeitung eines Kundenanliegens ist das in der Regel die Vertragsanbahnung oder das berechtigte Interesse.

Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag)

Der KI-Telefonassistent ist ein Dienstleister, der in deinem Auftrag Daten verarbeitet. Nach Art. 28 DSGVO ist dafür ein Auftragsverarbeitungsvertrag Pflicht. Stellt ein Anbieter keinen AV-Vertrag bereit, ist der Einsatz nicht datenschutzkonform — das ist ein hartes Ausschlusskriterium bei der Auswahl.

Anrufaufzeichnung: hier ist Einwilligung Pflicht

Das Mitschneiden von Telefongesprächen ist der heikelste Punkt. Eine Aufzeichnung ohne Einwilligung des Anrufers ist in Deutschland grundsätzlich unzulässig. Wer aufzeichnen will, muss vorab informieren und eine Einwilligung einholen — etwa über eine klare Ansage zu Beginn des Gesprächs mit der Möglichkeit zu widersprechen. Viele Anliegen lassen sich auch ohne vollständige Aufzeichnung bearbeiten, indem nur das strukturierte Ergebnis (Termin, Notiz) gespeichert wird.

Verarbeitungsort: warum die EU zählt

Wo die Daten verarbeitet und gespeichert werden, ist entscheidend. Eine Verarbeitung innerhalb der EU vermeidet die rechtlichen Unsicherheiten von Drittland-Übermittlungen. Frage konkret nach: In welchem Land stehen die Server? Werden Unterauftragnehmer außerhalb der EU eingesetzt? Eine bloße Aussage „Made in Germany" ohne belegbaren Verarbeitungsort reicht nicht.

EU AI Act: die Transparenzpflicht

Ab dem 2. August 2026 verlangt der EU AI Act, dass Menschen informiert werden, wenn sie mit einer KI sprechen. Eine seriöse KI-Empfangskraft gibt sich deshalb von sich aus als solche zu erkennen, statt einen Menschen vorzuspielen. Das ist kein Nachteil, sondern schafft Vertrauen — und vermeidet rechtliche Probleme.

Checkliste für die Anbieterauswahl

• Wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) bereitgestellt?
• Werden die Daten nachweisbar in der EU verarbeitet und gespeichert?
• Wie wird mit Anrufaufzeichnungen umgegangen — gibt es eine saubere Einwilligungslösung?
• Gibt sich die KI dem Anrufer gegenüber als KI zu erkennen?
• Lassen sich Daten exportieren und auf Wunsch vollständig löschen?

Datenschutz ist bei Anliego in den Standard eingebaut: Verarbeitung in der EU, AV-Vertrag verfügbar, Datenexport und Löschung jederzeit möglich.